近年来，现代视听设备的作用在会议中的作用越来越重要，特别是在现代的视频会议，对视听设备方面的要求更是严谨，因此会议视听设备的选用和管理大都需要专业人员的协助规划。目前会议所使用的视听设备大体包括放映设备和音响设备。

　　一、放映设备

　　放映设备是指会议室内举行会议时所用到的辅助放映器材，如幻灯机、投影机、动感投影机等。

　　1、幻灯机。现代幻灯机一般都具备自动对焦、遥控、高亮度影像及与同步录音机相连等功能。35毫米幻灯机是最常使用的幻灯片投影设备。对于小型会议室及小于2．4米的银幕，可以使用35毫米幻灯机。

　　2、投影片投影机。投影片投影机是最简单的视听设备，这种设备利用镜子折射方式将透明片的资料投射到(最大3米)平面银幕上。这种投影机提供较亮的影像，所以演讲者能在微暗的空间里工作。

　　3、实物投影机。

　　其外形酷似手提型投影片投影机，主要构造包含一小型摄影机、光源及置物板。使用时，将一实际的物件，如商品样本、相片、印刷品等立体的物件放在置物板上，打上光源，通过实物投影机上的小摄影机将此物件拍摄下来，再连接影像投射器，使物件放大投射到银幕上，因此，与会者不需全部挤到前面就能看清楚演讲者介绍的“实物”。此外，摄影机的镜头可以自动对焦，也可将实物放大或缩小。

　　4、大屏幕投影机。
　　这种投影机的选择首先要考虑采用前投还是背投方式，然后确定投影屏幕尺寸、亮度、分辨率等指标，再选择相应性能的设备。所谓前投，就是投影机的安装位置与参会者在屏幕的同侧，投影机发出的光线投射到屏幕，在屏幕上形成图像，然后光线再反射到人眼睛。而背投，就是投影机的安装位置与观众分别位于屏幕的两侧，投影机发出的光线从屏幕的一侧直射到屏幕，光线透过屏幕进入观众眼睛。前投屏幕可做成任意尺寸，但需要控制环境光才能得到很好的观看效果。背投屏幕在尺寸方面不如前投，但不需要控制环境光，比较适用于观众不多、环境光线和照明很好的环境。如果环境光线很亮，那前投就会显得暗些，背投就是最佳选择了。

　　5、录像放映系统。
　　录像放映系统包括录像机／VCD／I，CD／DVD机，以及录像投影仪／电视机。录像机／VCD／I。CD／DVD机的功能是放映录像带或光盘上的录像资料。而录像投影仪和电视的功能是显示录像画面给与会者观看。录像投影仪具有立即重播的能力，并且具有全动感和色彩，可以和计算机相连并展示相关数字资料。在国际会议中使用录像投影仪时要注意兼容的问题，因为各国的录像带标准不尽相同。电视不但可以作为放映录像资料的显示器，也可以在有线电视系统和卫星天线的支持下，播出各种电视节目。在会议中心建设时应该在多功能厅、会议室、大堂、门厅等处预留向中控室传输视频信号的通道。

　　6、会议摄录系统。会议摄录系统可实时拍摄会议发言人特写、会场场景，并将拍摄内容实时传送至操作室供操作员监控和记录。然后，所拍摄的内容可以通过A／V矩阵切换成视频会议的视频源。在大型会议室至少应该配置两台摄像机，在会场的前后部各放一台，安装方式可采用吊挂天棚、吊挂在墙上等。

　　7、银幕。如果选择了不适当的银幕材质会大幅度降低投影设备的使用效率。确定银幕的尺寸是选择银幕的前提。在选择银幕尺寸时必须考虑到会议室的容量、面积和天花板高度。一旦确定了尺寸，还要考虑银幕的形式、规格及材质。

　　8、投影机架。

　　要将投影设备置于适当的投影位置，必须置于经过精心设计过的架子或是升降机。Safe lock及活动式推车为最常用的两种基本设备。Safelock架的四脚可以自由伸缩定位，其最高的高度为142厘米。这个高度对于单台幻灯机或投影机是一个非常合适的高度。活动推车则可容纳较多的投影机，其高度最高可达l37厘米。81厘米高的活动推车较适合用于投影片投影机，137厘米高的活动推车则可安全地承受视讯监视器。

　　二、音响设备

　　音响设备对会议的质量具有相当大的影响。会议的音响设备主要包括麦克风、录音设备、室内音响及扩音系统。

　　1、麦克风。麦克风是会议活动中使用最频繁、最重要的视听器材之一。然而麦克风的种类繁多，特性也不同。了解各种麦克风的特性及正确的使用方法，会使会议进行得更顺利，并节省不必要的器材租用费。麦克风可粗略分成有线麦克风和无线麦克风。

　　在使用麦克风前，先要确定这场会议中需要多少支麦克风。在将近百人的会议中，至少应该在讲台与主桌台上设置麦克风。如果会议有双向沟通的时段，就要考虑在观众席放置麦克风。

　　2、录音设备

　　会议的录音设备需要具有在同等MIC音量下，清晰捕捉远距离声音的功能。此外，为了提高大中型会议的录音效果，需要在演讲区增加麦克风或安装由专人控制的调音台。调音台通过随时调节不同输入声道的音量，可以将会场内部及周围的喧闹声音降到最低。小型会议或是配备先进设备的视频会议，通常不用调音台也可以达到不错的效果。

　　3、室内音响

　　大部分符合标准的会议场地都有室内音响系统，以便使会议内容可以被所有与会者清晰地听到。为了保证音效系统在会议期间的正常工作，在会议前两天最好对其进行一次检视，以免该系统在演讲者发言时发出尖啸或声音失真等现象。需要注意的是，如果所使用的会议室仅是可分隔会议室中的一间，一定要确定是否每一间会议室均有独立的音效系统。

　　4、会议扩音系统

　　会议的扩音系统通常包括扬声器、功放、均衡器、反馈抑制器及调音台。大型会议室可能接人多种信号源，如视频会议系统、VHS录像机、DVD播放机等，而会议扩声系统往往要进行语言、其他影音资料音频信号的重播，在设计时重点要考虑扬声器的分布及声压覆盖的均匀，以保证各种音频信号重播清晰。为了获得均匀的声场，扬声器一般可以吊装在墙上。此外，会议扩音系统需要达到的基本标准是保证演讲声音清晰、无失真、声压余量充分、声场分布均匀、无声反馈啸叫，声像定位正确，并且可以通过电声的方式补偿建筑声学上的缺陷，因此扩声设备必须是高质量的。